差旅和商务费用政策

2024年2月7日 

 

政策声明

威尼斯人娱乐城已决定将现有的《威尼斯人博彩》和《威尼斯人娱乐城》合并为一份单独的政策，该政策将被称为《威尼斯人博彩》(“政策”)。. 本政策适用于威尼斯人娱乐城教师发生的或要求报销的费用, 教职员和学生在执行大学批准的业务或支持赞助的研究活动. 任何及所有费用必须符合本政策, 以及适用的联邦和州法规, 限制, 拨款及合约义务, 以及其他大学政策. 

I. 指导原则及资格 

威尼斯人娱乐城将支持教师, 员工和学生的合理要求, 必要的, 适当的, 在执行必要和适当的大学业务时发生的允许和适当证明的费用. 所有批准的差旅和商务费用均由, 并授予自由裁量权, 本政策规定的部门主管和地区副总裁. 发生费用时, 教师, 员工和学生都应遵守道德规范, 谨慎的, 务实和对财政负责的态度. 在适用情况下, 所有旅行者都应该考虑视频会议或网络会议作为旅行的替代方案. 没有任何政策可以解决所有的情况, this Policy is intended to cover the most common expense scenarios; where unusual circumstances arise, 这项政策的精神, 加上良好的判断力, 必须获胜. 

II. 金融合规 

NJIT致力于在使用委托给它的资金方面保持透明度，并对来自各种来源的资金的适当和谨慎使用负责. 在任何时候都以正直的态度行事，并接受公众的监督.

如果一项支出反映了日常支出，则认为它与业务有关, 必要的 and reasonable transaction incurred to conduct University business; it is being made to further the mission of the institution related to instruction, 研究, 公共服务, 或者支持围绕这些目标的管理功能. 

III. 一般考虑 

所有差旅和商务费用必须得到员工主管的批准, 指数/基金所有者. 审批人必须审核此类差旅和商务费用的合理性, 必要性, 和适当性. 如果费用不过高，并且是为了大学业务的主要利益或根据联邦或私人赞助协议的条款而产生的，则该费用是合理的. 报销费用需要支付证明文件，表明员工或学生已与服务提供商全额付清账单. 

新泽西销售税:作为新泽西州的一所公立研究型大学, 威尼斯人娱乐城免征商品和服务的销售税. 对于需要在威尼斯人娱乐城采购系统之外进行的采购， 威尼斯人娱乐城的免税表格 应该尽可能使用. 如果交易是通过标准的大学采购流程处理的，则该交易有资格获得销售税豁免，威尼斯人娱乐城保留不退还销售税的权利. 对于与业务有关的餐费，收取的销售税是可报销的. 

联邦补助金和合同的合格成本在统一指南2 CFR中定义 200; in certain cases, grants or contracts may have additional stipulations. 外部资助的赠款和合同可能包含特定的规则, 禁止成本, 直接成本约束, 以及间接成本率(也称为“F”)的要求 & 对此类项目收取的费用(或“间接费用”). 因为每个授权或合同都是独一无二的, 与赞助研究奖有关的具体问题应向 研究处. 

IV. 特殊注意事项

A. 赞助的项目和计划:除非赞助商有特殊的限制或指导方针，否则威尼斯人娱乐城的规定适用于所有赠款或合同资助的费用. 具体的合规要求请参考保荐人指南. 关于研究资助的赞助旅行的问题应直接向大学提出 研究处. 对于资助或合同资助的旅行，NJIT的研究办公室要求:

a. 说明个人旅行原因的文件, 为什么出差是必要的，出差对项目有什么好处. 

b. 差旅费用合理，符合学校制定的差旅和商务费用政策. 

c. 旅行者在产生费用之前与适当的补助金会计确认补助金资助旅行的资格. 

d. 旅行者要确保适当的里程率(联邦vs州)是根据资助机构申请补助的. 

e. 联邦政府的政策, 统一指南2 CFR 200.475, 具体说明差旅费用，本政策旨在符合要求的标准. 个人的旅行费用只能由联邦资助的奖项支付，如果个人的参与是必要的，并且费用是个人为联邦资助的奖项而旅行的直接结果. 

B. 风险管理:意外事故, 盗窃, 其他罪行必须立即向有关当局报告, 符合当地/州法律. 除了, 这些问题必须报告给威尼斯人娱乐城公共安全部门，电话:(973)596-3120, 风险管理部 riskmanagement@ruansaen.com, 并尽快但不迟于事件发生后五(5)个工作日通知个人的家庭部门.

C. 体育:NCAA手册包含了成员机构和个人负责的规则. 这些政策和程序由体育部负责遵守. 与威尼斯人娱乐城体育项目和团队运动相关的旅行由该部门直接处理.

V. 与差旅和商务费用相关的程序/注意事项 

A. 预先批准:在所有员工和学生预订旅行或发生任何旅行相关费用之前, 不管资金来源如何, 都需要通过Chrome River, 大学的在线费用管理系统.

此外: 

●员工必须遵守国家道德委员会的要求，并可能被要求在Chrome River预批准报告中填写旅行前新泽西州道德委员会表格. 

●学生需填写一份非差旅相关的商务费用预审批报告. 

B. 旅行前预算审核:旅行者负责与适当的部门协调，以确保资金可用. 所有必要的旅行证件(如.g.(如会议议程)必须在旅行前准备好. 

C. 机票或其他交通工具

a. 为了优化购买折扣和旅行时间，旅行应该至少提前60天预订. 

b. 鼓励旅客使用威尼斯人娱乐城的首选 差旅管理公司 预订机票、酒店、火车和租车. 

c. 旅客必须购买 经济舱 满足商务旅行需要的机票. 旅客可以自费或使用“常旅客”积分升级到商务舱或头等舱. 

d. 乘公共汽车和火车旅行是允许的业务费用. 旅客必须购买经济舱机票， 但可能会自费升级.

e.当使用联邦补助基金或联邦补助匹配基金用于航空旅行时, 旅客必须遵守《威尼斯人博彩》和《威尼斯人娱乐城》, 总结如下.

i. U.S. 法律，49 U.S.C. 40118号法案，被称为“美国飞法”美国要求旅客使用美国信用卡.S. 旗载航空公司服务的所有航空旅行，如有可能. 联邦旅行条例 部分301 - 10.131到301-10.143 定义你.S. 旗载航空公司服务，并提供例外标准，以使用非美国.S. 旗帜航空公司服务.这可以在代码共享时实现，其中两个或多个航空公司将同一航班“编码”为自己的航班.

ii. 下 开放天空协议 符合条件的旅客可以乘坐美国.S. 国旗航空公司，或欧盟航空公司，只要他们降落在欧盟国家. 有关其他限制，请参阅开放天空协议.

D. 住宿和酒店服务等级:当预定酒店参加会议时，有一个特别的会议价格, 可直接向酒店或会议主办方预订.住宿应限于价格合理的中档酒店的标准间住宿. 不应该预订豪华和高档酒店. 酒店文件必须注明房价、入住日期和付款证明.

E.瞬态(我.e. Airbnb, Vrbo)和非商业(i.e. 家庭, 朋友, 住宿不在威尼斯人娱乐城的风险管理政策范围内，因此不属于允许的费用.

F.车辆租赁:威尼斯人娱乐城允许员工和学生通过信誉良好的商业租赁机构购买车辆，并且有商业租赁理由. 出租车辆应限于中等规模的个人旅行者.全尺寸车辆或货车只允许员工和学生团体旅行. 旅客租用车辆(根据NJIT的合同) 或者使用他们的个人信用卡)必须在任何旅行发生前填写并提交一份司机授权表格以获得批准. 圆满 驾驶授权表格 应通过以下方式提交至风险管理部: riskmanagement@ruansaen.com. 司机还必须符合租车公司的驾驶要求. 通过NJIT的主要供应商Enterprise Holdings进行预订是首选的预订方式. 新泽西理工学院的合同为家庭租赁提供保险(责任和物理损害). 制定计划时，请咨询 采购事务厅 以确定可能的最佳比率. 此外，就任何车辆租赁而言:

a.如果车辆是使用企业控股公司的合同租赁的, 那么在使用企业控股的合同时，NJIT必须被指定为租赁所有者.

b.如果车辆是在企业控股的合同之外租用的, 保险根据威尼斯人娱乐城的汽车保险政策提供(租用车辆保险).只有被授权驾驶和租用车辆从事与威尼斯人娱乐城相关业务的威尼斯人娱乐城员工和学生才被纳入威尼斯人娱乐城的保险计划. 

c.支付非新泽西理工学院司机的费用不是允许的费用. 

d.所有司机必须在租赁合同上列出，以便驾驶租赁车辆.

e.租用的车辆只能用于学校的业务. 

f.司机必须遵守所有适用的法律法规(例如.g., 所有乘客都必须系好安全带, 司机在开车的任何时候都不能拿手机。.

g. 租赁公司提供的补充保险不予报销. 

h. 碰撞险的最高赔偿额为5万美元. 国际汽车保险是通过单独的国际保险单提供的. 

i. 所有与商业有关的通行费, 与旅行和车辆租赁有关的汽油费和停车费是允许的费用. NJIT将不负责任何移动产生的费用或罚款, 停车或其他违规行为(例如.g.(偷逃过路费)与租用车辆有关.

G. 汽车共享服务(i.e. Turo, Zip Car)不在NJIT的风险管理保险政策范围内，并且是不允许的.

H. 私人/个人车辆:使用私人车辆进行大学业务的旅行者目前可以报销 美国国税局授权里程 按旅行时产生的英里数计算, 往返工作地点的典型里程数较少, 包括停车费和通行费. 驾驶私人车辆执行校务时，发生伤害或损害他人或财产的意外事故, 员工必须通知

I. 风险管理部 在事件发生后的5个工作日内，对任何可能与威尼斯人娱乐城有关的信息进行披露.

J. 商务需要的国际旅行:出国旅行的决定应该在了解当前世界形势的基础上做出, 这就要求旅行者保持警觉, 通知, 和准备. 现在的你.S. 国务院旅游建议可在以下网址找到 旅行.state.gov. 与接种疫苗有关的费用, 护照和签证申请费, 病毒测试, 经确认的国际商务旅行所需要的费用是允许的.

K. 个人和商务旅行相结合:如果个人旅行与大学官方商务相关旅行相结合, 只有出差部分是可以报销的. 个人费用应使用个人信用卡或其他不导致学校支付个人费用的方式支付. 当个人和商业开支加在一起, 在预订时需要成本比较信息，并且必须附加在Chrome River的预批准和费用报销请求中. 费用比较资料应表明，如果旅行发生在实际业务日期，与因个人原因旅行的日期相比，旅行的费用将是多少. 在这种情况下, 如果出差发生在业务规定的日期，报销的费用将不超过旅费. 员工在个人旅行时不受威尼斯人娱乐城工人赔偿保险的保护.

L. 旅行奖励:旅行者可以保留所有与旅行相关的奖励.g.、达美星空万里通、万豪奖励等.). 然而, 这些项目的报名费属于个人费用，不属于允许的商业费用. 旅客在商务旅行中使用的个人积分将不会得到补偿.

VI. 可容许开支的例子

以下可允许的费用清单并不包括所有费用, 而是反映了最常见的支出情况:

A. 夜间旅行期间的膳食:旅行期间的膳食将根据特定旅行目的地的GSA每日津贴费率报销. 指 GSA旅游资源 包括国内和国际费率. 每日生活费的支付不需要提交收据. 旅行者不应要求报销包括在旅行的任何方面的餐费，如会议登记, 包括在酒店住宿或任何其他来源. 这些餐费必须从每日津贴中扣除.

B. 一日游餐费:一日游餐费将按照特定旅行目的地的每日GSA费率报销. 经批准的一日游膳食费用应由指数所有者决定.

C. 商业餐:

a. 如果日程安排需要与外部客人(非大学)会面, 在此期间进行具体的大学业务讨论, 是在吃饭的时候, 这顿饭的费用, 给小费, 适用的销售税是允许的费用. 以下文件是必需的:

i. 与会者的名单，包括头衔和隶属关系，或一个可辨认的团体的身份证明 

ii. 会议目的需要总结，并/或提供议程 

iii. 明细单和付款收据. 

b. 如果日程安排和最后期限要求与内部同事的商务会议在用餐时进行, 该费用被视为例外，并要求:

i. 出席会议的人员名单，包括姓名、 

ii. 吃饭时的会面需要有理由， 

iii. 会议目的需要总结，和/或提供议程 

iv. 明细单和付款收据，以及 

v. 由相应的院长或地区副校长批准.

c. 对于校园活动，美食餐饮是首选的食品和饮料供应商. 然而, 在必要的时候, 在遵守所有其他政策的情况下，允许在校园会议或活动期间由外部供应商提供食品和饮料. 

d. 正如酒精政策中详细规定的那样，酒精通常不是允许的费用. (见下文第X节的例外情况)餐费报销中的酒费, 包括相关的销售税, 必须被排除在外. 

D. 小费和小费:以下是合理和适当的:

a. 搬运工、搬运工、行李员等.办理登机/退房手续时，每包2美元 

b. 客房服务:每天最多4美元 

c. 餐费:15% - 20%(如不包含在内) 

d. 汽车服务:小费已包含在议价内. 如果使用非合同服务，15%-20%是合适的.
(注意:用信用卡支付小费, 如果收据上没有包含小费金额, 付款证明是必需的. (i.e. 信用卡对账单)) 

E. 会议注册:如果会议与员工在威尼斯人娱乐城的专业职责有关，并且已经得到相应地区院长/副校长的预先批准，则可以收取会议注册费. 如果会议或其他活动要求以信用卡作为唯一可接受的付款方式支付注册费, 这些费用可以在参加会议之前报销.

F. 商务通讯:与商务有关的电话, 传真, 在酒店住宿期间还可以上网. (注:任何未出现在住宿账单上的项目都必须附上详细的收据.)鼓励旅行者提前计划，并联系大学的技术支持中心，了解互联网接入的选择.

G. 洗衣费用:旅行期间, 如果出差超过连续五晚，可收取洗衣费.

H. 拼车:拼车项目(i.e. 乘车往返机场、火车站或酒店是可以接受的费用.

I. 变化, 取消, 未使用的机票:由于商业原因或旅客无法控制的情况而更改机票和火车票是允许的费用. 当空气, 火车, 租车或酒店旅行计划会改变, 由于不可预见的情况, 旅客有责任通知威尼斯人娱乐城 旅行社 立即. 取消预订的方式必须与预订时相同. 如果是出于商业原因，可以支付与行程变更相关的费用. 需要解释变更费是如何给大学带来直接利益的.

J. 行李:允许收取合理和适当的行李费.

K. 专业执照和认证费用:履行大学职责所需的执照费用由地区院长/副校长酌情决定. 例如保持专业证书最新的专业执照.

L. 大学会员和订阅:与员工在威尼斯人娱乐城的专业职责相关的专业协会和适当的出版物和期刊的会员资格，旨在增加商业研究或教育知识，可由各个部门酌情决定，并由相应地区的院长/副校长预先批准. 例子包括维持大学所需的行业组织的成员资格, 大学, 或部门认可.

M. 培训:现场培训费用, 非现场, 使用与员工在威尼斯人娱乐城职位相关的适当在线策略的费用由各个部门自行决定，并由相应的地区院长/副校长预先批准.

N. 专业发展:课程, 允许员工改进或提高技能的项目, 特征, 和能力, 并有助于他们在工作场所取得成功，促进他们的职业发展, 允许的费用是否由各个部门自行决定，并由相应的地区院长/副校长事先批准. 

O. 团队凝聚力/静修:一个非娱乐性的活动或事件，帮助员工在专业水平上建立联系，创造一个积极的工作环境, 帮助员工保持积极性, 共同的目标是提高士气, 生产力和效率. (e.g., “本色”费用由各部门自行决定，并由相应地区院长/副总裁事先批准. 

VII. 审核可报销费用明细 

确保适当的内部控制到位, 随机选择的费用报告将接受“内部审计”审查. 问题将直接向个人和主管提出，如有必要, 合适的副总统. 

如果费用被发现是欺诈或违反威尼斯人娱乐城的政策, 费用的发起人和批准人可能受到纪律处分, 包括个人报销或法律诉讼, 直至并包括停职或失业. 

VIII. 杂项非允许费用 

以下列表并不打算涵盖所有内容, 而是反映了最常见的不允许的费用: 

1. 会议附带费用:与会议上的社交或非强制性活动有关的费用和/或费用, 比如旅游, 体育活动, 电影, 剧院门票, 客房的电影, 飞行的电影, 迷你吧等.

2. 酒精饮料:由联邦政府和新泽西州规定, 酒精不是联邦拨款或州资助基金允许的开支. 详情请参阅酒类政策.

3. 通勤费用:员工上下班的通勤费用和/或相关费用.

4. 非员工差旅费:配偶/家庭成员的差旅费, 劳动合同另有约定的除外.

5. 遗失财物:遗失/被盗的现金或个人财物.

6. 会籍:个人、娱乐或运动会籍.

7. 个人护理和服务:个人用品或服务.g., 擦鞋, 理发, 修指甲, 桑拿, 按摩, 宠物护理费用, 纪念品或私人礼品, 儿童保育成本, 和个人阅读材料).

8. 员工礼物:与个人履行其工作有关的礼物或有价值的东西.e.(礼品卡)

9. 礼品和篮子:鲜花，礼品篮等. 由于任何个人原因(例如.e.，感谢礼物，丧亲之花).

10. 个人用品:包括家庭办公用的家具或设备, food, 公文包, 花, 咖啡机, 冰箱, 盘子, 组织等.

11. 团队合作/静修:不允许团队合作/静修包括娱乐活动. (e.g.(划船、掷斧头、打高尔夫球).

12. 会员资格和订阅:个人会员资格和与员工在威尼斯人娱乐城的专业责任无关的订阅不予报销. (e.g.LinkedIn).

13. 信用卡费:用于商业目的的个人信用卡年费、月费和滞纳金.

14. Misc. 娱乐:娱乐、游说或获取个人使用的商品或服务.

15. 旅行变更费:除非有预先批准的商业理由，否则更改预订所产生的费用.

16. 非商业航空旅行:禁止乘坐包机或私人飞机.

17. 旅游服务:优先登机费和与值得信赖的旅行者计划相关的费用，如TSA预检, Clear, 全球条目, etc.

18. 奖励计划:通过奖励计划购买的费用.e. 积分、里程等.).

19. 临时住宿:短期租赁，如Airbnb, VRBO是房东出租房屋或个人房间的地方.

20. 非商业住宿:支付给非商业第三方的服务价值.e. 家人、朋友、同事).

21. 汽车共享:汽车租赁的一种模式，人们在短时间内通常从私人那里租用汽车.g.、Turo、Zipcar).

IX. 提交费用

支付给旅行者的旅费报销将不被视为应纳税收入. 

员工和学生都需要锻炼 受托责任 提交费用时. 事后发现不符合学校政策的费用将退还给威尼斯人娱乐城.

坚持最佳业务实践, 员工和学生应该通过Chrome River提交他们的费用报告, 在线费用管理系统, 费用发生之日起45天内. 无论资金来源如何，在收到日期一年后提交的差旅费用将不予报销. 

指数/基金的负责人必须确保采用正确的会计分配，并确保有足够的资金支付总费用. 

X. 与筹款和招募有关的费用 

旅行, 只有在提供适当文件的情况下，才允许在进行大学正式筹款和招聘业务时发生的膳食和相关费用(包括酒精), 包括分项收入, 出席会议的宾客名单及会议目的. 

保单生效日期 

这项政策将于2月7日生效, 2024, 并取代和撤销任何以前的政策和程序. 本政策的例外情况必须符合有效的业务需要，并且必须有适当的文件. 这些费用只有在地区副总裁批准的情况下才能报销